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正在谈判桌上与客户商谈和约的老总，突然想起手下有一份资料，对自己此次谈判非常有用，赶紧打电话回公司，却被告之该员工今天请假……百转千回后好不容易联系上搞定电脑密码，客户早已经等不及走人了，剩下颜面尽失的老总大吼一句：以后所有人24小时开机，不管上班、下班还是请假、休假。
其实，这位老总犯了一个错误：问题并非出在员工管理，而在于企业的文档管理。如果将文档资料视作企业的资产，在日常经营活动中采取专业的文档管理系统，而不是分散地由员工单独负责，那么这位老总就能按照自己最初的想法，轻松、顺利地完成谈判。
无论图片、图纸、录音，还是文章、表格、方案，企业文档都是企业宝贵的智力资产和累积资产。而高效地进行管理是保存与利用这些资产的重要手段，也将因此而得到成倍的回报。
事实上，也有很多企业在文档管理问题的解决上，创造了一些值得借鉴的做法。例如指定专门人员负责保管文档，有什么问题可以直接找到相关责任人；又或者添加大容量的服务器，将所有文档保存到服务器上，并指定共享权限；还有相对更专业的采用控制系统的做法等等。
普遍来说，国内企业的文档管理手段都急需提高。虽然上面提及的做法具有一定代表性，但这些解决方法并没有最优化。设立专职文档管理人员无疑将增加人工成本，并且不能保证万无一失。而添加服务器共享文档的做法，又会伴随权限管理、文档版本、不同部门和员工之间的共享等等新问题。专业的控制系统就更不用说了，很多企业只是需要简单的应用之道，并不需要不容易上手的专业管理工具。
不过，据业内资深人士透露，目前国产文档管理软件已在开发进行中，其管理效果的专业，与操作使用的傻瓜式，将从根本上解决企业文档管理的难题。
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