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2006年12月的一天，中关村一家公司的销售员突然提出了辞职，由于种种原因，这位销售员并未对其手头的工作进行交接。接手其工作的同事这时发现，原来这位销售人员并未留下任何与工作相关的文档资料，他原来联系的客户连联系方式也找不到了。这一情况令老板大为恼火：根据销售员的工作汇报，其中一些客户已经快到签单的阶段，销售员一走，而且没有留下联系方式意味着其中的一些订单就此流失了。
类似的情况对很多企业来说并不鲜见：中关村一家国内知名软件企业曾经经历过这样一次被讹诈的情况--两名程序员走的时候带走了部分软件代码，甚至没有给公司留下源代码，而事后向公司要价20万元。考虑到打官司可能带来的一系列问题，公司最后以10多万的代价购买了程序员手中的源代码。
所有类似的问题反映了目前企业文档管理中面临的困境：企业文档是企业资产，还是个人资产？一位资深企业管理专家指出，目前IT企业提供了一系列企业信息管理的解决手段，但绝大多数解决方案只针对特定的信息进行管理，如财务信息、客户信息等，而对于员工手头大量各种各样的文档却一直没有有效的管理手段。
这种现状导致了类似前面提到的大量企业资产流失的案例。对此，多年从事公关公司经营的钟先生表示，企业的员工每天都在用OFFICE软件做各种方案，这些格式各异的方案保存在局域网内的不同电脑里，当你需要参考时却发现很难找到需要的资料，而员工流失带来的方案流失也很难避免，这种情况很大程度上成为企业资产的流失。
当然，很多信息无法被企业内部相关人员共享，成为真正的企业资产，很多时候并不是员工恶意独享造成的，而是文档共享的低效率导致的。你让别人看到你的文档就必需共享相应的目录，而且共享后往往是所有同事都会看到，而且容易因此感染病毒。文档管理技术专家王春晨说，现在大家也常常用QQ或MSN这种即时通讯软件来交换文档，但这种方式只有在对方知道您有什么文档，并提出索要的情况下才行。而无法方便、自由地检索、应用你允许其共享的所有文档。
因此，管理专家认为，企业信息化管理的下一个浪潮将是从特定信息的管理转向到对不特定的文档信息管理，并以一种高效的共享、权限管理机制实现企业内部文档协同，只有这样，企业文档才可能真正成为企业资产。
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