工厂和设备被公认为是资本，但是如果没有如何使用它们来制造产品的知识，它们就没有任何用处。因此，当知识被记录在案后，就成为了对企业来说最为重要的智力资本。而当重要的信息只写在钉在墙上的纸条上，或夹在操作者工具箱的小记事本里，更有甚者，只存在于某人记忆中的话，这些信息除了当事人将无人能知。
　　问问你自己
　　你的文件档案是否运转保存在一个高效有形的系统中？你能到一个工作场所，阅读这个岗位的工作说明，并且搞清楚要做什么吗？如果不能，那你文档系统可能就有问题。许多被称为SOPs（标准操作流程）的材料往往是只是泛泛的介绍一下如何来做这个工作的大致流程，并附上一两张图片，距离“准确有效”还远得很呢。
　　你的文档系统是可移植的吗？衡量一个文件档案是否健全的一个好办法是看它能否不需其他帮助，例如其他人的解释，就能起到实际作用。如果老板希望在另一个工厂复制一条现有的生产线，你能在两天内交出相应的文档资料吗？如果你的回答是“能”，那你是好样的。如果你的回答是“不，但是再给我一点时间，我就能准备好”，那你文档系统的移植性就不怎么样。
如果你的回答是“什么资料？”那你或许该考虑一下其他出路了。
　　你的文档系统是可拓展的吗？好的文件记录就像一个万金油般的开头，往下你可以增补各种内容，例如之后的不断改进、最佳实践方式的证明、强制管理和因果分析。
　　你的工艺文件能作为培训资料吗？好的文件档案可以作为课程计划，并且可以用来培训新人。它会教你如何工作，并提供相关信息，和有用的图表和图片。文档用于培训的适应能力是衡量智力资本的拓展性的另一种方法。

　　知识变产品
　　如果没有在制作汉堡包的过程中积累的知识资本，麦当劳可能至今仍只是加州的一家普通餐馆而已。
　　Corning过去曾是国内最大的光缆制造商，但是自从决定采取放弃后期生产制造阶段而只销售其独家工艺技术的商业策略后，他们把自己的智力资本开发成为了产品。可以肯定的是，他们卖的并仅仅是他们的技术，而是经过妥善处理的工艺技术文档。如果没有这些文档，他们其实就没有技术可卖。


图：当未及时保存的信息档案丢失，你的资产中相当重要的一部
分也随之流失。(Control Engineering 图片)
　　为工艺做定义固然是必须的。但是做成书面的工艺文档会更好，因为它可以带来更为稳固的效用。
　　当然，只有当企业真正认识到智力资本是其资本的一部分时，才能获得其最大的价值。智力资本只能够并且应该被企业所拥有、管理和利用。工具软件能够提供一定的帮助，但是并不能完全替代自己的实践。如果企业能在生产第一线就致力于对其智力资本的管理，就有可能发现原本隐藏着的额外资产。

　　3种文档系统的重大失误
　　在极端的状况下，什么是不能做的就显得相当的明显。文档的重大失误包括：
　　■非正式性：一个工艺的最佳设置记录在墙上钉着的纸条或者黏性便签上吗？
　　■可变性：在一些工艺中，重新启动是很少见的，并且可能因为不同操作员或操作班次的操作而产生差异性甚大的效果。
　　■不完整性：“你怎么知道的？”有人会这样问一个能处理任何问题（包括非记录在案的问题）的老雇员。